Dalam sebuah organisasi atau forum keagamaan misalnya madrasah seringkali diadakan acara-acara atau kegiatan-kegiatan yang bekerjasama dengan visi & misi organisasi atau forum tersebut.
Salah satu misalnya adalah program tahunan Penpenghasilanan Akbar, yang diselenggarakan dalam rangka Khataman atau haflah akhirussanah madrasah.
Biasanya kegiatan menyerupai ini melibatkan banyak pihak, sehingga di dalam penyelenggaraannya tentunya memerlukan manajemen dan koordinasi yang baik, supaya kegiatan tersebut nantinya sanggup berjalan dengan lancar dan baik
.
.
Berikut kami akan membuatkan pengalaman tips panduan penyelenggaraan pagelaran atau program penpenghasilanan akbar khususnya dalam rangka Haflah Akhirussanah untuk kimasukan hadirin lebih dari 500 ( lima ratus ) orang , semoga bermanfaa.
Langkah - langkahnya kami rangkum dalam 9 tahap adalah :
1. Musyawarah membentuk Kepanitiaan
2. Musyawarah Panitia memilih Rancangan Anggaran
3. Musyawarah mencari sumber pendanaan
4. Pelaksanaan tugas-tugas persiapan sebelum hari H
5. Musyawarah Koordinasi/ pengecekan kiprah sebelum hari H
6. Pelaksanaan kiprah ketika hari H
7. Pelaksanaan kiprah setelah hari H
8. Musyawarah evaluasi
9. Selesai
Untuk penjelasannya sebagai diberikut :
1. Musyawarah membentuk Kepanitiaan
Bentuklah Panitia yang terdiri dari :
- Ketua & wakilnya
- Sekertaris & wakilnya
- Bendahara & wakinya
- Seksi - seksi , terdiri dari :
1. Perlengkapan
a. Bolo pecah
b. Penerangan
c. Sound system
d. Kursi & tikar
e. Panggung & tenda
f. Kamera
g.Jenset + bensin/ solar
( kalau diharapkan )
2. Dujungasi
3. Dokumentasi
4. Acara
5. Among tamu
6. MC (master of ceremony)
7. Konsumsi
8. Patehan
9. Pramusaji
10. Keamanan
11. Kemembersihkanan
12. Parkir
13. Penjemput pembicara
14. Humas
a. Bolo pecah
b. Penerangan
c. Sound system
d. Kursi & tikar
e. Panggung & tenda
f. Kamera
g.Jenset + bensin/ solar
( kalau diharapkan )
2. Dujungasi
3. Dokumentasi
4. Acara
5. Among tamu
6. MC (master of ceremony)
7. Konsumsi
8. Patehan
9. Pramusaji
10. Keamanan
11. Kemembersihkanan
12. Parkir
13. Penjemput pembicara
14. Humas
Sesudah kepanitiaan terbentuk langkah selanjutnya :
2. Musyawarah Panitia memilih Rancangan Anggaran
Kepanitiaan yang sudah terbentuk bermusyawarah memilih rancangan bemasukan pos-pos anggaran kegiatan.Misal untuk keperluan sewa perlengkapan berapa, keperluan dujungasi , dokumentasi, konsumsi, bisyaroh dan lain sebagainya berapa , tiruana ditentukan hingga mencakup beberapa aspek keseluruhannya tidakboleh hingga ada yang terlewat. Kemudian buatlah pos cadangan sebesar 20% atau 10 % dari total rancangan pos anggaran pengeluaran sebagai cadangan kalau nantinya terdapat pos pengeluaran yang melebihi dari anggaran yang sudah dirancang.
# Tips supaya rancangan pos anggaran kegiatan tidak meleset , sebelum kita membuat rancangan pos anggaran pengeluaran , kita survei doloe atau cari info yang valid terkena bemasukan tiap-tiap pos pengeluaran.
misal pos-pos anggaran pengeluaran :
1. Perlengkapan
2. Konsumsi
3. Administrasi
4. Dujungasi
5. Dokumentasi
6. Bisyaroh
7. Operasional
8. Sewa jasa (jika ada)
9. Lain-lain/cadangan ( 20% atau 10% dari total anggaran )
3. Musyawarah mencari sumber pendanaan
Sesudah rancangan anggaran sudah jadi selanjutnya adalah musyawarah mencari sumber pendanaan. Biasanya pendanaan sanggup didapatkan dari kas , wali santri, masyarakat ataupun berasal dari para donatur
.
4. Pelaksanaan tugas-tugas persiapan sebelum hari H
4.1. Ketua dimenolong wakilnya mengkoordinir dan menggerakkan seluruh anggota panitia serta mengecek dan memastikan tiruana elemen panitia bekerja serta bertanggungjawaban mencarikan Pembicara.
4.2. Sekretaris dimenolong wakilnya menyiapkan keperluan manajemen program menyerupai :
a. membuat seruan untuk :
a.1. Rapat kepanitiaan
a.2. Penpenghasilanan Akbar ditujukan untuk
- Wali santri
- Tokoh Masyarakat
- Instansi Pemerintahan
- Warga sekitar
- Umum
a. membuat seruan untuk :
a.1. Rapat kepanitiaan
a.2. Penpenghasilanan Akbar ditujukan untuk
- Wali santri
- Tokoh Masyarakat
- Instansi Pemerintahan
- Warga sekitar
- Umum
# Undangan Penpenghasilanan Akbar disiapkan minimal satu bulan sebelum hari H sudah dibentuk dan terbaik satu ahad sebelum hari H sudah siap diedarkan.
b. Membuat notulen rapat
c. Membuat surat / pamflet / banner Pengumuman
b. Membuat notulen rapat
c. Membuat surat / pamflet / banner Pengumuman
4.3. Bendahara dimenolong wakilnya mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dana sesuai rancangan anggaran yang sudah ditentukan
.
4.4. Seksi Perlengkapan
Bertanggung tanggapan mengupayakan penyediaan alat-alat perlengkapan yang dibutuhkan minimal seminggu sebelum hari H urusan penyediaan perlengkapan sudah siap.Dikarenakan kiprah seksi perlengkapan sangat banyak maka khusus untuk seksi perlengkapan personelnya diperbanyak minimal 5 orang atau lebih.
Bertanggung tanggapan mengupayakan penyediaan alat-alat perlengkapan yang dibutuhkan minimal seminggu sebelum hari H urusan penyediaan perlengkapan sudah siap.Dikarenakan kiprah seksi perlengkapan sangat banyak maka khusus untuk seksi perlengkapan personelnya diperbanyak minimal 5 orang atau lebih.
4.5. Seksi Dujungasi
Bertanggung tanggapan mengupayakan dan menyiapkan dujungasi panggung pagelaran.
Bertanggung tanggapan mengupayakan dan menyiapkan dujungasi panggung pagelaran.
4.6. Seksi Dokumentasi
Merancang dan memetakan apa saja hal-hal yang nantinya perlu untuk didokumentasikan dalam program tersebut.
Merancang dan memetakan apa saja hal-hal yang nantinya perlu untuk didokumentasikan dalam program tersebut.
4.7. Seksi Acara
Merancang, menjadwal dan memetakan sekaligus mengatur jalannya program Penpenghasilanan supaya program tersebut nantinya berjalan dengan lancar sesuai jadwal.
Merancang, menjadwal dan memetakan sekaligus mengatur jalannya program Penpenghasilanan supaya program tersebut nantinya berjalan dengan lancar sesuai jadwal.
4.8. Seksi Konsumsi
Menyiapkan, merancang hidangan jamuan apa saja yang akan disajikan untuk seluruh penerima acara Penpenghasilanan. Biasanya ada jamuan kekhususan untuk Pembicara dan tamu kehormatan.
4.9. Seksi Humas
Bertanggungjawaban mengedarkan seruan dan pengumuman serta mengurusi hal- hal teknis yang bekerjasama dengan masyarakat/publik
.
5. Musyawarah Koordinasi/ pengecekan kiprah sebelum hari H
Empat hari sebelum hari H Panitia mengadakan musyawarah Koordinasi untuk mengecek dan memastikan bahwa seluruh tugas-tugas persiapan dari tiap- tiap elemen panitia sudah selesai dan siap.
Ketua panitia mengecek dan menanyakan kiprah tiap anggota panitia apakah sudah siap atau belum , apakah ada kesusahan atau hambatan kalau ada segera cari solusinya supaya nantinya ketika hari H program sanggup berjalan dengan lancar dan baik.
Ketua panitia mengecek dan menanyakan kiprah tiap anggota panitia apakah sudah siap atau belum , apakah ada kesusahan atau hambatan kalau ada segera cari solusinya supaya nantinya ketika hari H program sanggup berjalan dengan lancar dan baik.
6. Pelaksanaan kiprah ketika hari H
Seksi program mengatur jalannya program mulai dari pertama hingga simpulan sesuai jadwal program yang sudah ditentukan. misal rancangan program haflah akhirussanah :
A. Pra program :
1. Pembukaan
2. Pembacaan ayat suci alquran
3. Tampilan santri
a. Pembacaan asmaul husna
b. Pildacil
c. Pembacaan puisi
d. Khotmil Quran
e. Doa khotmil quran
4. Penutup
B. Acara Inti
1. Pembukaan
2. Pembacaan ayat suci alQuran
3. Sambutan
a. Ketua Panitia
b. Wali santri
c. Pemerintah
4. Tahlil
5. Istirahat
6. Mau'idhoh hasanah
7. Penutup
#Agar program berjalan lancar seksi program harus selalu berkoordinasi dengan MC (master of ceremony).
Sesudah program selesai diberikutnya adalah :
7. Pelaksanaan kiprah setelah hari H
Ketua dimenolong wakilnya mengkoordinir :
1. Seksi perlengkapan
Untuk mengembalikan tiruana alat-alat perlengkapan
2. Seksi kemembersihkanan
Untuk memmembersihkankan lokasi program menyerupai sedia kala.
8. Musyawarah Evaluasi
Ketua dimenolong wakilnya mengecek satu persatu anggotanya apa masih ada kiprah yang belum selesai kalau masih ada segera cari solusi dan selesaikan. Kemudian tiap-tiap seksi melaporkan hasil kerjanya dari pertama hingga simpulan sudah lancar, baik atau belum ataukah masih ada kendala/belum sempurnanyanya kalau masih ada selesaikan hingga tuntas. Kemudian laporan penilaian dicatat kelebihan dan belum sempurnanyanya untuk dijadikan materi rujukan untuk pelaksanaan program haflah diberikutnya supaya sanggup berjalan lebih baik.
9. Selesai
Ketua panitia secara resmi membubarkan panitia haflah akhirussanah.
0 komentar
Posting Komentar